为了保证会计信息能够正确输入，会计核算过程完整、数字准确、真实，会计资料安全、保密，符合《会计法》和财务制度的基本要求，必须对会计电算系统加强管理，以确保其运行安全，程序使用可靠。为此，根据上级有关规定，特制定本制度。
一、建立健全机房工作制度。经常保持机房和机器整洁；准备必要的防火措施，确保机房安全。非本室工作人员未经许可不准私自进入机房。更不允许上机操作、进入机房必须穿拖鞋，机房内不准吸烟，不得随地吐痰，不得吵闹玩耍、不准利用计算机玩游戏；财务部门的计算机是财务工作专用设备，任何人不得将非财务软盘插入使用，以防病毒传入。
二、操作人员要严格遵守操作规程，不熟悉操作规程时不得独立上机操作，以免发生机器损坏或程序破坏等事故。
三、除程序设计人员外，其他人员均无权从事程序的设计和修改。程序设计人员只限于程序的设计和修改，处理软、硬件故障。不得从事会计信息的输入，更不得私自复制会计资料拷贝，以及直接从数据中增、减、修改各种数据。科目编码由计算机管理人员管理，负责会计科目的增加减少等。
四、非计算机操作人员不许上级机操作；其他人员根据需要可以上机查询、上机审核等，但不许从事会计信息的录入；
五、严格密码管理
1、程序密码是防止非设计人员随意改动程序的安全保密措施。因此，该密码由财务负责人授权专人管理。未经财务负责人同意，不得使用，并对一般财务人员保密。
2、系统启动密码是防止非操作人员使用的安全保密的措施。该密码由上机操作人员管理。人机人员变动后，应更新密码。
六、建立健全软盘备份包括源设计程序备份和会计资料备份两种。源程序备份要求长期保存，并定期拷贝翻新；会计资料备份要求按月建立，保管期限与其它书面档案相同。所有备份软盘都要按照会计档案的要求妥善保管。同时，要采取防磁化措施。
七、会计报表要求每月月初打印，其他帐簿等可视具体情况按月、季、年打印成册，作为会计档案保管。