第一条 为了加强会计档案管理，使其更好地为教学和后勤管理等工作服务，特制定本办法。
第二条 会计档案包括的内容：会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计移交清册和会计电算化的存贮软件、会计数据磁盘、磁带等会计核算专业资料。
第三条 会计档案是国家重要档案之一，也是学校档案的重要组成部分。已形成的会计档案，在会计部门保存三年后，由财务处经管档案人员编制移交清册一式二份，经财务处长审查签字后，两份一起随档案送学校档案室归档。
第四条 各种会计档案在送交档案室之前，财务处应作好下列工作：
1、在形成过程中，按号排好顺序，去掉金属物，装订整齐，加上封面，压盖装订线，填写年月份和凭证起止号。如有重号缺号，要在封面备注栏注明。
2、帐簿：在年末结帐后，打印出纸质帐簿，加上帐皮，装订整齐，检查有关事项是否填写齐全。
3、报表：将各种会计报表，分别永久、定期和专项会计报表，装订成册。
第五条 档案室接收档案后，要及时进行分类，对会计档案要编写从第一册起到年末最后一册的流水号和档案目录，保持档案之间的历史联系。
第六条 档案室对财务部门移交来的会计档案，必须保持原装，不许拆散。同时对不符合上述装订的档案，有权要求财务部门重新整理装订。
第七条 档案的存放，要分类、分柜顺序存放。分类是指永久和定期类要分开存放；分柜是指凭证、帐簿、报表（指定期报表）等，按形成的年度分柜存放；顺序是指按各类档案流水号顺序存放。
第八条 档案室应经常保持清洁、空气流通，温度适当，作到防潮、防火、防虫、防鼠、防光、防盗。
第十条 本校教职工因工作需要或个人帐目发生差错利用档案时，经档案室主管负责人与财务处长批准方可查阅。但不得查阅与已无关的档案，不准将档案带出室外。查阅档案时，不得折叠、拆撕、画线、作记号、剪补等有损档案的行为，并要在“档案利用簿”上进行登记，外单位人员查阅会计档案，须持机关介绍信，分别经纪委、保卫等有关部门通知、财务处长批准后方可查阅。档案室只提供复制证明材料，不得借出原件，并要在“档案利用簿”上登记。
第十一条 会计档案的保管期限根据其特点划分为永久和定期两类。定期保管期限分为五年、十五年、二十五年三种。各类会计档案的保管期，从会计年度终了后第一天算起。
第十二条 会计档案保管期满，由会计档案管理人员提出销毁报告和会计档案销毁清册，财务、审计、档案室派人共同审查鉴定和监销，经院长批准后销毁。
对其中未了结的债权债务的原始凭证和有关帐簿，应单独抽出，另行立卷，保管到结清债权时为止。基建期间的会计档案不得销毁。
销毁人和监销人在销毁清册上签名盖章，并将销毁和监销情况书面报告院长。
第十三条 档案管理人员要热爱本职工作，钻研业务，熟悉档案情况，调阅迅速准确。要定期检查整理，发现毁损及时修复或复制，确保档案的完整与安全。档案管理人员不负责任，使档案损坏、被盗和私自销毁、泄密者，要给予政纪或纪律处分。
第十四条 档案管理人员要相对稳定，不得随意调动，确因工作需要调动时，要办理移交手续，由财务处、校档案室共同派人监交，由交接人、监交人在移交清册上签字。
第十五条 财务处的工作计划、总结、制度等文件材料，按文书档案管理，不适用本办法。